GoBD für Werkstätten einfach erklärt

GoBD - diese vier Buchstaben sorgen bei vielen Werkstattbetreibern für Unsicherheit. Dabei sind die Anforderungen gar nicht so kompliziert, wenn man sie einmal verstanden hat. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was GoBD bedeutet und wie Sie die Anforderungen in Ihrer Werkstatt umsetzen.

Was ist GoBD?

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Diese vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Richtlinien regeln, wie Unternehmen ihre digitale Buchführung gestalten müssen.

Wichtig: Bei Verstößen gegen die GoBD kann das Finanzamt Ihre Buchführung verwerfen und Steuern schätzen. Das kann teuer werden!

Die 4 Grundsätze der GoBD

Die GoBD basiert auf vier zentralen Grundsätzen, die Sie kennen und einhalten müssen:

Nachvollziehbarkeit (Traceability): Jede Buchung muss von der Entstehung bis zur Aufbewahrung lückenlos nachvollziehbar sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
Vollständigkeit (Completeness): Alle geschäftlichen Vorgänge müssen vollständig erfasst werden. Keine Buchung darf fehlen oder nachträglich gelöscht werden.
Richtigkeit (Accuracy): Alle Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Vorgängen entsprechen. Buchungen müssen wahrheitsgemäß und zeitnah erfolgen.
Unveränderbarkeit (Immutability): Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht mehr verändert werden. Korrekturen sind nur durch dokumentierte Stornos möglich.

Aufbewahrungsfristen

Die GoBD schreibt genaue Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente vor. Hier die wichtigsten für Ihre Werkstatt:

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

Dokumenttyp	Aufbewahrungsfrist
Rechnungen (Ein- und Ausgang)	10 Jahre
Buchungsbelege	10 Jahre
Geschäftsbriefe (empfangen)	6 Jahre
Geschäftsbriefe (gesendet)	6 Jahre
Angenommene Angebote	10 Jahre
Verträge mit steuerlicher Relevanz	10 Jahre
Inventur- und Bilanzunterlagen	10 Jahre

Wie Werktakt Ihnen bei der GoBD-Konformität hilft

Mit Werktakt erfüllen Sie automatisch die wichtigsten GoBD-Anforderungen, ohne sich um die technischen Details kümmern zu müssen:

Automatische fortlaufende Rechnungsnummern: Keine Lücken, keine Dopplungen - Werktakt vergibt automatisch eindeutige Rechnungsnummern.
Lückenlose Änderungsprotokollierung: Jede Änderung wird mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert. Nichts geht verloren.
10 Jahre sichere Archivierung: Alle Ihre Rechnungen werden automatisch GoBD-konform archiviert und sind jederzeit abrufbar.
Vollständige Audit-Trails: Bei einer Prüfung können Sie jeden Vorgang lückenlos nachweisen.

Fazit

GoBD-Konformität muss nicht kompliziert sein. Die vier Grundsätze - Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit - sind mit der richtigen Software leicht einzuhalten. Werktakt nimmt Ihnen die technische Umsetzung ab, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: Ihr Werkstattgeschäft.